El éxito en los negocios depende de muchos factores. Aunque algunos aspectos —como la economía y el crecimiento del mercado— no se pueden controlar, existen otras variables que se pueden gestionar a voluntad, como las proyecciones financieras y el control de gastos. El presupuesto tiene tanta importancia para el negocio, como la carretera para un conductor: permite a un empresario llegar al destino deseado. La correcta elaboración de una planificación presupuestaria posibilita a los negocios anticiparse a los baches y así cumplir con los objetivos propuestos.
A inicios del 2020, más de la mitad de los gerentes y propietarios de pequeñas y medianas empresas de la región, confiaban en que ese período sería mejor que el 2019, según detalla la sexta edición de la encuesta Visión Pymes, realizada por Brother International Corporation. No obstante, muchos de ellos se vieron sorprendidos por las contingencias del año pasado y tuvieron que invertir una gran cantidad de esfuerzos y recursos, para adaptarse a la nueva realidad, demostrando que la elaboración de presupuestos todavía es una asignatura pendiente para muchos líderes de negocios.
Las proyecciones financieras son una herramienta clave para una administración sana, sostenible y estratégica. El desarrollo de un plan presupuestario permite delinear el panorama de un negocio para los próximos meses y contar con la posibilidad de establecer metas de ingresos, costos y ganancias y así tomar las mejores decisiones. A continuación, compartimos tres consejos de expertos sobre cómo los líderes empresariales pueden diseñar un presupuesto acorde a sus necesidades y optimizar sus gastos e inversiones para este 2021.
- Actualiza tu contabilidad: Para diseñar un presupuesto anual efectivo, es aconsejable tener al día la contabilidad. Este detalle le permitirá a cualquier empresario conocer la situación exacta de sus pasivos y activos, y así asignar de manera más asertiva los recursos necesarios para cada área o requerimiento específico. En este aspecto, es importante que los negocios se apoyen en la tecnología y apuesten por un software o aplicación, para acceder a sus cuentas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Rodrigo Urrego*, cofundador de MedicApp, la primera aplicación en Colombia que aprovecha el modelo de economía colaborativa en el sector de la salud, señala que este tipo de herramientas facilitarán a los empresarios mantener sus finanzas en orden. “Desde las clásicas hojas de cálculo hasta los programas contables más sofisticados, estas herramientas nos permiten no solo tener una visión detallada del funcionamiento de una empresa, también nos brindan la oportunidad de realizar comparativas y proyecciones con un par de clics y, además, generar informes fácilmente”, concluye el emprendedor colombiano.
- Calcula tus gastos: Los gastos continúan, pero los ingresos pueden haber disminuido. Por este motivo, uno de los primeros pasos para crear un buen presupuesto es estimar los gastos que tendrá el negocio durante el año fiscal, por ejemplo, los salarios, pago de servicios públicos, adquisición de materias primas, préstamos, servicios legales o de auditoría, entre muchos otros. Sin embargo, hay que tomar en cuenta que estos gastos son una previsión más que un dato exacto. Este cálculo está basado en las cifras del año anterior. Para Astrid Encarnación, fundadora de Ases Services, una firma de servicios dedicada a la organización y desarrollo estratégico de empresas y profesionales, con asiento en República Dominicana, es importante que las empresas cuenten con un gasto de misceláneos, para que estén preparados ante cualquier imprevisto. “Una lección vital que nos dejó el 2020 es que ningún negocio está totalmente preparado. Hay situaciones que se salen de nuestro control, pero siempre es útil contar con un fondo de emergencia, una reserva que nos permita actuar en momentos decisivos y así mantener la estabilidad de nuestro negocio”, destaca la empresaria dominicana.
- Proyecta tus oportunidades: La proyección de ventas de un producto o servicio es una herramienta de carácter estratégico. Este pronóstico le permitirá a un negocio conocer su promedio de ingresos, basado en diferentes factores como: la oportunidad de venta (fechas especiales), la competencia directa e indirecta, el conocimiento del mercado y el valor del producto o servicio en el mercado. Para calcular, este rubro es importante considerar tres escenarios: ventas altas, moderadas y bajas. De esta forma, se podrá tener una previsión y diseñar un presupuesto anual, tanto en el peor escenario como en el mejor escenario. De acuerdo con Alejandro Carbonell, CEO y cofundador de Tutorez, una plataforma de educación en línea con sede en Panamá, una vez que las empresas tengan clara esta cifra, pueden realizar el balance entre gastos e ingresos y tomar decisiones con respecto a su presupuesto anual. “Los líderes de negocios deben tomar en cuenta que un presupuesto balanceado no implica que una empresa estará fuera de peligro, hay que considerar escenarios, como la existencia de un déficit en las finanzas, para lograr una proyección más realista de la situación económica”, explica el emprendedor panameño.
Hoy en día, muchos negocios, incluso los que llevan varios años operando, no consideran esencial definir el presupuesto al comienzo de cada año. La ausencia de esta planificación dificulta la supervivencia de los proyectos y, en algunos casos, significa su desaparición. Contar con un prepuesto es vital para cualquier empresa y, en tiempos difíciles, cobra mayor importancia.
